PRIVACYVERKLARING INNERESSENCE B.V.

Wanneer je op onze website actief bent of contact met ons opneemt deel je soms persoonsgegevens
met ons. Wij gaan zorgvuldig met deze gegevens om en houden ons aan de hierbij geldende wet- en
regelgeving. Deze wetten gaan over het bewaren en gebruiken van jouw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring leggen wij je uit welke gegevens wij van je verzamelen en wat wij met deze
gegevens doen. Deze privacyverklaring geldt voor alle interactie tussen jou en InnerEssence B.V., de
manier van communicatie maakt daarbij niet uit.

InnerEssence B.V, gevestigd aan de Segeerssingel 60 te Middelburg, is verantwoordelijk voor de
verwerking van de persoonsgegevens zoals vermeld in deze privacyverklaring. Je kunt vragen of
opmerkingen betreffende jouw privacy versturen naar info@inneressence.nl.

Wat zijn persoonsgegevens?
Alle gegevens die iets over jou vertellen en gebruikt kunnen worden om jou te identificeren zijn
persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan je naam, je contact- of adresgegevens en je BSN. Sommige
van deze gegevens zoals etnische afkomst, geloof of een strafrechtelijk verleden zijn bijzondere
persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens
Wij verzamelen geen bijzondere persoonsgegevens.
Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar
De gegevens van personen jonger dan 16 jaar welke door ons worden verzameld, zijn altijd met
toestemming van zijn/haar ouder of voogd aan ons verstrekt. Als je ervan overtuigd bent dat wij
persoonlijke gegevens van een minderjarig persoon hebben verzameld zonder toestemming van
ouder of voogd dan kun je contact opnemen via de e-mail en dan verwijderen wij, indien mogelijk,
deze informatie.

Wanneer verwerken wij jouw persoonsgegevens?
1. Om je te kunnen helpen als je vragen hebt.
Wij helpen graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag voor ons hebt. Je kunt ons bellen,
e-mailen of een formulier invullen op de website. Ook kan het zijn dat we je gegevens krijgen via
derden in verband met onze dienstverlening. Om je verder te kunnen helpen slaan we een aantal
gegevens van je op. Op die manier weten we wie je bent en kunnen we ook bij het volgende
contactmoment terugvinden waar we het over hebben gehad.

Als je vragen voor ons hebt dan slaan we de volgende gegevens van je op:
– Naam
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Jouw bericht
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

2. Om een aanbod op te stellen en naar je te versturen.
Voordat we voor je aan de slag gaan sturen we je een offerte met ons aanbod en/of een link naar een
online afrekenomgeving. Hiervoor slaan we de volgende gegevens van je op:
– N.A.W. gegevens
– Bedrijfsnaam (optioneel)
– Kamer van Koophandelnummer (optioneel)
– Btw-ID nummer (optioneel)
– E-mailadres
– Telefoonnummer
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

3. Om je een intakeformulier te laten invullen, een kennismakingsgesprek met je in te plannen, je
informatie over het traject en de opleiding toe te sturen, je in te schrijven voor een traject of
opleiding, een overeenkomst uit te voeren, je jouw bestelde cacao toe te sturen en afspraken met
je te kunnen maken.
Als je bij ons diensten en/of producten afneemt dan wil je natuurlijk goed geholpen worden en
ontvangen wat je hebt gevraagd. Wij slaan de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een
overeenkomst:
– N.A.W. gegevens
– Bedrijfsnaam (optioneel)
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Overige door jou aangeleverde (persoons-)gegevens
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

4. Om je te kunnen factureren & incasseren.
De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk ook betaald worden. Als je dit niet doet dan staan
wij in ons recht om een incassotraject te starten. In verband met facturatie & incasso slaan we de
volgende gegevens van je op:
– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Bedrijfsnaam
– Kamer van Koophandelnummer (optioneel)
– Btw-ID nummer (optioneel)
– Bankrekeningnummer
Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting.

5. Om je onze nieuwsbrief toe te kunnen sturen.
Als je hebt aangegeven onze nieuwsbrief te willen ontvangen, dan slaan wij daarvoor de volgende
gegevens op:
– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
Wettelijke grondslag: toestemming.

6. Om je op de hoogte te houden van wijzigingen in onze dienstverlening.
Wanneer wij wijzigingen doorvoeren in onze dienstverlening, algemene voorwaarden,
privacyverklaring of overige belangrijke zaken dan stellen we je hiervan graag op de hoogte. Als je
hiermee akkoord gaat dan gebruiken wij de volgende gegevens om je in ons administratiesysteem te
verwerken:
– Naam
– E-mailadres
Wettelijke grondslag: toestemming.

7. Om je in te schrijven voor workshops, trajecten, opleidingen en/of masterclasses en je informatie
met betrekking tot mijn webinars en (online) diensten toe te sturen.
Als je je hebt ingeschreven voor een workshop, traject, opleiding, masterclass of online dienst stuur ik
je daar aanvullende informatie over (data, tijden etc.). Als je hiermee akkoord gaat dan sla ik de
volgende gegevens van je op:
– Naam
– E-mailadres
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

8. Om jouw review op mijn website en/of social media te kunnen delen.
Als je mij een review hebt gestuurd, publiceer ik deze op mijn website en/of social media kanalen. Als
je hiermee akkoord gaat dan sla ik de volgende gegevens van je op:
– Naam
– Bedrijfsnaam (optioneel)
– Functie / beroep
Wettelijke grondslag: toestemming.

9. Om effectief advertenties en marketing te kunnen uitvoeren.
Om effectief te kunnen adverteren en te kunnen zien hoe onze advertenties presteren maken wij
gebruik van de Facebook Conversion API. Wanneer je ons via de cookie banner toestemming geeft
voor het gebruik van de Facebook Conversion API dan kunnen de volgende gegevens vanaf onze
server naar Facebook gestuurd worden:
– Naam
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– IP-adres
Wettelijke grondslag: toestemming.

Cookies en vergelijkbare technieken die wij gebruiken
InnerEssence B.V. gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein
tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op je computer, tablet of
telefoon. Wij gebruiken cookies met een puur technische functionaliteit zodat de website werkt zoals
bedoeld.

Daarnaast gebruiken wij analytische cookies zoals Google Analytics om het gedrag van onze bezoekers
te kunnen bestuderen en aan de hand hiervan de website te kunnen verbeteren. Last but not least
maken we soms ook gebruik van tracking cookies (Facebook pixel) zodat we je op maat gemaakte
content en advertenties kunnen aanbieden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en social media
bedrijven.

Als we je toestemming nodig hebben om cookies te mogen plaatsen dan vragen we je dit tijdens je
eerste bezoek aan deze website. We verwijzen je daarbij ook naar onze cookie verklaring. Je kunt je
afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.
Zoals eerder in deze privacyverklaring aangegeven maken wij gebruik van de Facebook Conversion API
om effectief te kunnen adverteren. Deze techniek wordt pas actief wanneer je hiervoor akkoord geeft
in de cookiebanner.

Doorgifte aan partners
Wij werken voor het uitvoeren van onze dienstverlening samen met verschillende leveranciers en
partners. Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die:
– Onze nieuwsbrieven versturen (Mailblue)
– Ons CRM systeem verzorgen (Mailblue)
– Onze betalingen & incasso’s afhandelen (Moneybird, Plug&Pay Mollie, iDeal, WooCommerce)
– Onze webhosting en e-mail verzorgen
– Onze boekhouding verzorgen (Hart voor Administratie)
– Onze online meetings verzorgen (Zoom)
– Onze online agenda verzorgen (Calendly)
– Onze online webinars/sessies verzorgen (Webinargeek)
– Onze online leeromgeving verzorgen (Learndash en Huddle)
– Onze online community verzorgen (Telegram)

– Onze interne communicatie verzorgen (Telegram of WhatsApp)
– Overige software die wij gebruiken (Google forms, Google Drive)

Met subverwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen
afgesloten om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen. Wij werken alleen samen met partners
die kunnen voldoen aan de AVG wetgeving.

Enkele van onze partners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (de landen binnen
de Europese Unie, Liechteinstein, Noorwegen en IJsland). Jouw gegevens kunnen worden verwerkt in
Amerika en/of andere landen waar deze bedrijven hun cloudopslag hebben en servers en/of backups
hebben.

Met deze partners hebben wij passende maatregelen genomen welke contractueel via een
verwerkersovereenkomst / Data Processing Addendum zijn afgesproken of via een
modelovereenkomst van de Europese Commissie (klik hier). De strengere GDPR (de AVG) is vaak door
de meesten van hen al ondertekend en werkzaam. Op deze manier zorgen wij ervoor dat jouw
gegevens goed worden beschermd.

Doorgifte aan derden
In principe delen of verkopen wij jouw gegevens niet met personen of organisaties buiten
InnerEssence B.V., behalve met partners zoals hierboven beschreven. Ook kan het zijn dat wij verplicht
worden om je gegevens door te geven op grond van een wettelijke plicht.
De beveiliging van jouw gegevens InnerEssence B.V. heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen
om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en
verlies.

Alle partijen die jouw gegevens voor ons verwerken (subverwerkers) of in kunnen zien (denk aan
medewerkers of inhuurkrachten) tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring.
Deze overeenkomsten en bijbehorende gegevens worden bewaard voor de duur zolang wij
samenwerken met deze partijen.

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?
Voor verschillende gegevensstromen hanteren wij verschillende bewaartermijnen. Natuurlijk heb je
altijd het recht om ons te verzoeken je gegevens te verwijderen. Zie hiervoor ook het kopje “Jouw
rechten”.
Persoonsgegevens:
Naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mail verwijderen wij 1 jaar na ons laatste contact.
E-mail:
E-mail ouder dan 2 jaar wordt verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een
overeenkomst of oplossen van een geschil.
Facturen en offertes:
Facturen en offertes worden na de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar verwijderd. Je gegevens blijven
tot die tijd aanwezig in ons facturatiesysteem.
Nieuwsbrief:
Je kunt op ieder gewenst moment jouw gegevens zelf uit ons nieuwsbriefsysteem verwijderen.

Online coachingsessies:
Wanneer we hebben afgesproken dat we jouw coachingsessie opnemen bewaar ik deze 30 dagen. Na
30 dagen worden de opgenomen sessies automatisch verwijderd. Sessies ouder dan 1 jaar worden bij
deze archivering verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of
oplossen van een geschil.

Jouw rechten
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Daarnaast heb je
het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen
de verwerking van jouw persoonsgegevens door InnerEssence B.V.
Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie,
verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je
toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar
info@inneressence.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je
identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine
readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en
Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy.
Indien je verzoek betrekking heeft op een cookie dan vragen wij je deze ook mee te sturen. We
reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek. InnerEssence B.V. wil je er
tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale
toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Melden van een datalek
Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt dan houden wij ons aan
de meldplicht datalekken en melden wij dit lek, mocht dit nodig zijn, binnen 72 uur na constatering bij
de Autoriteit Persoonsgegevens. Mocht je een datalek ontdekken dan vragen wij je vriendelijk dit zo
snel mogelijk maar in ieder geval binnen 24 uur nadat je het lek hebt geconstateerd met ons te delen
door een e-mail te sturen. Wij kunnen dan direct actie ondernemen.
Aansprakelijkheid
Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die InnerEssence B.V.
verwerkt ten behoeve van de in deze overeenkomst besproken punten. InnerEssence B.V. accepteert
geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of
diensten van derden.

Wijzigingen in deze verklaring
De inhoud van deze privacyverklaring kan op ieder moment worden aangepast door InnerEssence B.V.
om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving of wijzigingen binnen ons
bedrijf. Je kunt je abonneren op onze nieuwsbrief waar wij je op de hoogte houden van eventuele
wijzigingen.
In ieder geval raden wij je aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen om op de hoogte te
blijven van ons privacybeleid. Door na wijzigingen gebruik te blijven maken van de diensten van
InnerEssence B.V. ga je akkoord met deze wijzigingen.

Contact
Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact opnemen via de mail,
info@inneressence.nl of per post:
InnerEssence B.V.
T.a.v.: Corona Meerman
Segeerssingel 60
4337 LH Middelburg

InnerEssence B.V. is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 65947436.
Versie: juli 2024